Żeby prawidłowo sformułować wezwanie do zapłaty najlepiej posłużyć się gotowym i sprawdzonym wzorem. Oczywiście jeśli takie wezwanie formułuje dobrze prosperująca firma zajmą się tym jej prawnicy, ale jeśli chodzi na przykład o wezwanie do wypłaty wynagrodzenia trzeba raczej poradzić sobie samemu.

Na szczęście wzory i druki różnego rodzaju pism można obecnie bez problemu znaleźć w Internecie. Są tam nawet przykłady pism wzywających do zapłaty po angielsku. Tego rodzaju ponaglenie wysyła się w przypadku, kiedy jakaś osoba czy firma zwleka z zapłatą za określone towary czy usługi. Zresztą sprawa może dotyczyć również pożyczki, wynagrodzenia czy odszkodowania. Jednak w każdej z tych sytuacji jest wyznaczony jakiś termin płatności i jeżeli nie zostaje on dotrzymany, to osoba która oczekuje na pieniądze może wystosować pismo wzywające do wypłaty należności. Jeśli poszuka się odpowiedniego wzoru, to będzie już wiadomo że pismo takie powinno uwzględniać datę i miejsce, w którym zostało sporządzone oraz dane wierzyciela i dłużnika. Następnie podaje się tytuł „Wezwanie do zapłaty”. W treści należy określić należną kwotę oraz datę do kiedy powinna zostać spłacona, a także w jakiej formie. Jeśli przelewem trzeba oczywiście podać numer konta. Na dole umieszcza się podpis. Jeśli podczas sporządzania wezwania do zapłaty korzysta się z konkretnych druków z pewnością zostanie to zrobione w prawidłowy sposób.

Szczególnej dokładności i precyzji wymaga wystosowanie przedsądowego wezwania do zapłaty. Trzeba w nim zawrzeć informację o tym, że w razie braku wpływu należności w określonym terminie sprawa zostanie skierowana do sądu. Najlepiej też uprzedzić dłużnika od razu o konieczności poniesienia dodatkowych kosztów z tym związanych. Wszelkie tego rodzaju pisma należy wysyłać listem poleconym, bo w razie czego będzie trzeba przedstawić odpowiednie dowody przed sądem. Natomiast warto też zdawać sobie sprawę, że pismo przedprocesowe nie ma być formą zastraszania dłużnika. Trzeba je więc sformułować w taki sposób, żeby nie odniósł takiego wrażenia, a jedynie miał świadomość że faktycznie w razie jeśli nie spłaci należności sprawa zajmie się sąd i ewentualnie komornik.