Nawet jeśli ktoś zna dobrze język angielski i bez problemu porozumiewa się na przykład z kontrahentami zagranicznymi, to w momencie kiedy musi wystosować do nich wezwanie do zapłaty faktury dotyczącej dostarczonego im towaru najlepiej mieć jakiś wzór.

Pismo wzywające zagranicznego dłużnika do zapłaty powinno mieć określoną formę oraz treść. W lewym górnym rogu należy umieścić miejscowość i datę oraz własne dane – imię, nazwisko, adres. Natomiast poniżej, po prawej stronie powinny znaleźć się dane dłużnika – nazwisko lub nazwa i adres. Następnie należy odpowiednio zatytułować pismo. Wiele osób uważa, że nie ma sensu wysłać kilku pism  i od razu wysyłają ostateczne wezwanie do zapłaty. Chodzi o to, że jeśli zostanie ono zatytułowane w ten sposób, to można w jego treści napisać o zamiarze złożenie pozwu do sądu, jeśli należność nie zostanie uregulowana w wyznaczonym terminie. Tak więc wezwanie ostateczne można nazwać przedsądowym wezwaniem do zapłaty, co po angielsku będzie brzmiało „Letter before debt recovery action”.

Jeśli chodzi o treść ostatecznego pisma wzywającego dłużnika do zapłaty, to oprócz zamiary wystąpienia z pozwem do sądu, jeśli dłużnik nie wywiąże się z obowiązku wypłacenia należności, powinno ono zawierać kwotę oraz termin do kiedy powinna ona zostać spłacona. Żeby poprawnie sformułować takie pismo po angielsku można poprosić o pomoc osobę, która dobrze zna ten język lub skorzystać z gotowego wzoru, który można znaleźć w Internecie. Możemy rozpocząć od „Dear” oraz informacji czego wezwanie dotyczy „Re: Invoice No. Amount Due €”. Natomiast jeden ze wzorów pisma po wzywającego zapłaty wygląda w następujący sposób: „Due to your continued non-payment of the above amount, Debt Recovery action has been commenced against you. This letter is a Formal Demand for payment of all due amounts. This letter will form part of our case against you. You now have … days from the date of this letter in which to send full payment to avoid this serious action.  After the seven days, you will have to pay all recovery costs, even if you decide to settle in full”. Na końcu piszemy „Yours sincerely” i składamy podpis.